MANAJEMEN RAPAT

Pengantar

Menyelenggarakan rapat bukanlah merupakan ide yang menyenangkan bagi kebanyakan orang. Anda mungkin sering mendengar ( atau menggunakan sendiri ) ungkapan-ungkapan seperti :

· “ Rapat hanya membuang-buang waktu saja “

· “ Rapat tidak pernah mecapai hasil apapun “

· “ Sebenarnya rapat cukup 30 menit saja, tetapi sampai menghabiskan waktu hingga

tiga jam !”

· “Tidak ada kontrol sama sekali “

· “Mengapa saya diundang ? Saya bosan “

Mengapa ada orang yang mampu menyelenggarakan rapat secara efektif, sementara yang lain tidak, padahal situasinya sama ? Sebenarnya rapat dapat diselenggarakan secara lebih efektif dengan mengikuti beberapa langkah yang jelas. Bahkan, rapat dapat diselenggarakan secara menyenangkan !

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

q Pastikan bahwa anda benar-benar perlu menyelenggarakan rapat tersebut.

q Persiapkan secara matang :

- tujuan, sasaran, peserta.

- agenda, tempat, ruangan, perlengkapan.

q Beritahukan para undangan / peserta pada waktu yang tepat.

q Susunlah agenda rapat secara tepat.

q Kendalikan semua input / masukan secara efektif.

q Lakukan follow up selanjutnya.

Mari kita melangkah lebih maju…

AGENDA SATU.

Apakah kita perlu rapat ?

Pernahkah anda menghadiri rapat yang kemudian menjadi sebuah percakapan antara dua orang yang sebenarnya dapat diselesaikan melalui telepon ? Oleh karena itu, anda mungkin perlu tahu apakah persoalan dapat diselesaikan lewat telepon atau dengan sebuah memo, dan bukannya dengan mengumpulkan semua orang untuk duduk dalam rapat selama dua jam.

Kaidah efektifitas rapat : Jangan mengadakan rapat jika tidak ada tujuan jelas yang akan mendatangkan hasil.

Mengapa ada rapat yang begitu tidak efektif ?

Ø “ Rapat apa ?” : Tidak ada atau tidak cukup pemberitahuan sebelumnya

Ø “Mengapa kita mengadakan rapat ini ?” Tidak mampu menyampaikan manfaat rapat

Ø “Lalu apa yang akan kita diskusikan ?” Tidak ada agenda yang efektif

Ø “Itu membuat kita mundur setengah jam !” Mereka yang datang terlambat mengakibatkan terjadinya kemunduran / pengulangan

Ø “Berapa lama rapat ini akan berlangsung ? Saya harus menghadiri rapat lainnya siang ini” Tidak ada jadwal waktu yang terencana tentang selesainya sebuah rapat.

Ø “Tidakkah kita perlu mendiskusikan hal ini sebelum mengambil keputusan terakhir ?” Kontrol struktur yang buruk dari ketua rapat :

Ø “Rapat itu, seperti biasanya menjadi arena pertarungan antara bagian Penjalan dan bagian Produksi. Sungguh-sungguh merupakan sebuah rapat yang tidak ada gunanya” Gagalnya ketua rapat dalam mengontrol para peserta secara tepat :.

Ø “Kita telah mendiskusikannya mati-matian tanpa menghasilkan suatu keputusan apapun!” Tidak ada tujuan untuk mencapai sesuatu yang khusus :

Kapan penyelenggaraan rapat dapat dibenarkan ?

Mungkin akan lebih bermanfaat jika lebih dahulu didefinisikan apa yang dimaksud dengan “rapat” dalam makalah ini. Rapat adalah :

Pertukaran informasi, ide atau pendapat diantara dua orang atau lebih yang berperanan aktif untuk mencapai hasil tertentu.

Beberapa alasan yang tepat untuk menyelenggarakan sebuah rapat adalah untuk :

q Mengambil keputusan.

q Merencanakan atau meninjau kemajuan yang dicapai.

q Memecahkan persoalan.

q Menyampaikan informasi dan memberikan penjelasan.

q Mengetahui reaksinya sebelum melakukan perubahan.

q Memotivasi.

AGENDA DUA

Persiapan Rapat : manfaat, tujuan & peserta rapat.

Kegagalan mempersiapkan berarti mempersiapkan kegagalan. Ini adalah pepatah kuno, tetapi sampai sekarang tetap megandung kebenaran. Persiapan yang tidak memadai adalah penyebab utama dari kegagalan rapat.

Sebagian manajer mengatakan begini : “Saya terlalu sibuk untuk mempersiapkan sebuah rapat yang dengan mudah dapat saya selenggarakan tanpa persiapan sekalipun. Padahal para manajer ini seharusnya juga menanyakan bagaimana perasaan para peserta lainnya. Jika Kita ingin rapat itu efektif, maka kitapun harus menyediakan waktu untuk membuat persiapan. Hal ini jelas lebih baik daripada membuang-buang waktu berlama-lama dalam sebuah rapat yang sebenarnya dapat dipersingkat waktunya.

Manfaat rapat.

Dalam langkah ini dua pertanyaan harus dapat dijawab :

@ Mengapa harus diadakan rapat ?

@ Apakah rapat itu merupakan cara yang terbaik untuk mencapai manfaat tersebut ?

Tengok kembali pada bagian “Kapan penyelenggaraan sbuah rapat dapat dibenarkan ?”

Tunjukkan manfaat dari rapat itu sekhusus mungkin, misalnya :

v Untuk memilih komputer baru.

v Untuk meninjau kembali kemajuan pada sebuah proyek.

v Untuk memberitahu mereka adanya sistem akuntansi yang telah direvisi.

v Untuk menyepakati target penjualan bulan depan.

Langkah berikutnya adalah memutuskan : apakah sebuah rapat memang merupakan cara yang terbaik untuk mencapai manfaat tersebut ?

Tujuan rapat.

Tujuan rapat yang dimaksud disini adalah hasil yang harus sudah dicapai disaat akhir sebuah rapat . Tujuan yang dinyatakan secara baik seharusnya seperti berikut :

q Jelas

q Realistis

q Jika mungkin, dapat diukur.

q Harus menunjukkan hasilnya, batas waktunya dan memperhitungkan kendalanya.

Misalnya : Bandingkan antara tujuan rapat A dengan tujuan rapat B :

A. Tujuan Rapat A : Mendiskusikan Proyek ‘X’ dengan

B. Tujuan Rapat B : Menjelang akhir rapat ini Kita sudah harus meninjau kemajuan dari

Proyek ‘X’ dengan mengenal berbagai persoalannya yang

potensial, memutuskan tindakan apa yang diperlukan,

menyepakati siapa yang akan melaksanakan dan kapan.

Meskipun yang kedua jauh lebih jelas, tetapi diperlukan waktu yang cukup untuk memikirkannya. Dan Kita yakin bahwa waktu Kita dan waktu para peserta rapat adalah begitu berharga !

Peserta rapat.

Semua orang harus punya alasan untuk menghadiri rapat dan jika mungkin juga punya peranan aktif untuk dilaksanakan. Yang sangat vital adalah bahwa setiap orang harus memahami mengapa mereka hadir dan apa yang seharusnya dapat mereka sumbangkan. Pihak manajer mungkin tahu alasannya. Meskipun demikian, hal ini tidak berarti bahwa para peserta rapat telah mengetahuinya.

Ketika memilih para peserta rapat, berhati-hatilah terhadap tiga ‘perangkap’ berikut :

Ø Berhati-hatilah terhadap ‘para pengganti’. Kaidah untuk peserta pengganti adalah : Untuk rapat yang harus mengambil keputusan, para pengganti tidak diperbolehkan ikut serta kecuali jika mereka memiliki / diberi wewenang yang diperlukan untuk mengambil keputusan.

Ø Berhati-hatilah terhadap ‘pengambilalihan’ oleh pihak manajemen senior. Mereka mungkin tidak menyadari apa yang mereka lakukan ketika tiba-tiba mengambil alih kepemimpinan rapat tersebut. Untuk pencegahannya maka cobalah untuk menemui mereka sebelum rapat dimulai. Para manajer kebanyakan akan siap untuk mendiskusikan kekhawatiran anda secara pribadi dan akan membantu anda asalkan anda tetap bersikap konstruktif dan bukan sekedar mengeluh saja.

Ø Berhati-hatilah terhadap ‘undangan berdasarkan status’. Jika masalah yang dibicarakan dalam rapat itu tidak menyangkut kepentingan mereka, maka mereka mungkin justru akan merasa lebih senang tidak diundang daripada harus duduk selama dua jam dalam rapat yang tidak ada manfaat langsungnya bagi mereka.

AGENDA TIGA

Persiapan : Menetapkan rapat.

Membuat agenda yang efektif.

Orang kebanyakan sudah tahu perlunya agenda untuk memberikan gambaran atau struktur rapat. Tetapi selain untuk membantu ketua mengendalikan rapat, agenda juga harus dapat membantu para peserta rapat dalam mempersiapkan diri mereka untuk rapat itu.

Agenda yang efektif seharusnya :

q Menunjukkan tujuan khusus dan bukannya topik-topik saja.

q Menunjukkan perkiraan jam selesainya rapat, termasuk jam dimulainya.

q Menunjukkan siapa yang terlibat untuk mencapai setiap tujuan.

q Jika mungkin, ijinkanlah seseorang untuk menghadiri hanya acara-acara yang ada relevansinya dengan mereka.

Marilah Kita meninjau sebuah agenda yang cukup khas.

Agenda yang khas

Tanggal : 15 November 2000 / Rabu.

Tempat : Kantor Pusat, Ruangan No. 3

Jam : 10 pagi.

Peserta : JA, AM, RY, MA, TM, RK.

Masalah yang dibicarakan :

1. Rincian rapat terakhir.

2. Proyek ‘X’

3. Anggaran

4. Komputer baru

5. Masalah lainnya

6. Tanggal rapat berikutnya

Bagaimana lintasan pikiran anda ketika mendapat kan agenda rapat yang demikian ? Mungkin anda akan mengatakan :

“ Ini terlalu global, tidak jelas tujuan yang hendak dicapai “,

“ Saya tidak terlibat dalam proyek ‘X’ , kenapa saya harus hadir ?”

“ Kapan selesainya rapat tersebut ?”

“ Saya berharap agar Kita tidak menghabiskan waktu selama satu jam hanya untuk mendiskusikan rasa kopi dalam “ Masalah lainnya “ itu.

Mari kta bandingkan dengan agenda berikut :

Format agenda yang disarankan

Tanggal : 15 November 2000 / Rabu

Tempat : Kantor Pusat, Ruangan No. 3

Jam : 10 pagi ( mohon ditepati ) sampai 12 siang

Peserta : Julisman ( ketua ) , Agus M. ( penulis ), Rama Y, M. Apud, Tri M., Rika C.

No. Tujuan Pembicara Waktu

Di akhir rapat Kita harus telah

1 Mengulas kembali kemajuan tentang langkah- Julisman 15 menit

Langkah yang Kita sepakati dalam rapat

Terakhir.

2. Mendiskusikan persyaratan individual dan Semua 1 jam

menghasilkan anggaran departemen untuk

tahun depan.

3. Memutuskan tambahan komputer pribadi yang Semua 15 menit

akan dibeli untuk departemen itu ( dengan

lampiran yang berisi informasi tenting adanya tiga

pilihan )

4. Mengulas kembali kemajuan tentangproyek “X” Tri M. 30 menit

menunjukkan tindakan yang diperlukan , siapa

yang akan melaksanakannya dan kapan akan

dilaksanakan.

Jika ada masalah penting lainnya yang muncul diantara hari ini dan tanggal diadakannya rapat ini, mohon saya diberitahu dan saya akan merevisi agenda ini.

Kehadiran yang vital :

Tujuan 1 –3 : Semua peserta.

Tujuan 4 : Julisman + Tri M., Rika C. ( Tim Proyek )

Sekarang anggaplah diri anda sebagai peserta yang diundang, bagaimana reaksi anda terhadap agenda ini, bagaimana harapan anda tentangjalannya rapat itu nanti ?

Berikut adalah beberapa hal penting yang terdapat dalam agenda rapat.

1. Waktu dimulainya rapat .

Rapat kebanyakan memiliki waktu resmi, tetapi jarang sekali yang benar-benar dimulai tepat pada waktunya. Seperti yang anda lihat dari contoh agenda ini ( mohon ditepati ) itu dicantumkan di belakang jam mulainya rapat, Jika anda menggunakannya, maka andapaun harus menepatinya

2. Tujuan.

Dengan dicantumkannya hasil-hasil yang spesifik dan bukan sekedar topik-topik yangburuk pendefinisiannya, maka persiapan yang dibuat oleh peserta rapatpun kemungkinannya akan menjadi lebih efektif. Tujuan yang spesifik juga membuat ketua rapat lebih mudah memperkirakan waktu yang diperlukan untuk mencapai hasilnya.

3. Waktu.

Pikirkanlah setiap tujuan Pertimbangkan pula lamanya waktu yang memadai untuk menanganinya. Lalu pada hari-hari pertama selama waktu perkiraan itu, berikanlah sedikit ‘tambahan waktu’ untuk mengurangi kemungkinan yang berlebihan. Jika anda tidak menggunakan ‘waktu tambahan ‘ itu, maka tidak ada peserta yang keberatan terhadap suatu rapat yang berakhirlebih awal.

4. Siapa yang dilibatkan.

Kolom yang berjudul ‘Pembicara’ menunjukkan peserta yang terutama bertanggung jawab atas tujuan spesifik yang telah ditetapkan.

5. Membaca bahan sebagai persiapan.

Jika mungkin bagi-bagikanlah bahan atau dokumen itu bersama-sama dengan undangan dan agendanya. Dengan demikian peserta akan dapat membacanya pada waktu yang longgar bagi mereka.

6. Masalah lainnya.

Sebagian besar Kita mungkin berharap agar agenda pembicaraan ‘masalah lainnya’ dalam sebuah rapat agar dihilangkan saja. Hal ini karena tidak dapat dilakukannya persiapan untuk menangani masalah-masalah ini, sehingga hasil diperoleh pun kemungkinan besar bukan yang terbaik.

7. Kehadiran yang vital.

Berilah kesempatan kepada peserta yang tidak berkepentingan secara langsung dengan sebuah agenda rapat, untuk dapat meninggalkan rapat tersebut tatkala agenda yang berhubungan dengannya sudah selesai dibahas.

8. Lokasi rapat.

Tampaknya ada peraturan tidak tertulis yang menyatakan bahwa ‘lokasi rapat akan selalu menyangkut masalah peserta rapat yang paling senior’. Sebaiknya pertimbangkanlah :

q Lokasi untuk semua peserta rapat, dan putuskanlah tempat yang paling cocok untuk meminimalkan waktu atau ongkos perjalanan maupun ketidaknyamanan apapun lainnya.

q Apakah sarana-sarana yang akan membantu tercapainya tujuan rapat. Apakah diperlukan ukuran ruang yang luas, tata letak yang tertentu, peralatan audiovisual ataupun penerangan, pemanasan dan ventilasi yang dibutuhkan. Tanyakanlah sarana apa yang dibutuhkan peserta atau beritahukanlah mereka sarana apa yang tersedia.

AGENDA EMPAT

STRUKTUR RAPAT

1. Membuka Rapat

a. Menyambut peserta dengan hangat

Mulailah dengan menyampaikan ucapan terima kasih atas kehadiran mereka dan juga, jika mereka melakukannya, atas kedatangan mereka yang tepat pada waktunya sehingga rapat dapat dimulai dengan segera. Tinjaulah kembali apakah semua peserta benar-benar telah menerima agenda rapat. Sampaikanlah kisah singkat atau humor ringan yang akan dapat memotivasi mereka untuk lebih semangat mengikuti rapat tersebut.

b. Meninjau kembali agenda rapat

Tujuan dari peninjauan kembali ini adalah untuk memeriksa apakah ada masalah penting dan atau mendesak ( ynag tidak anda ketahui ) yang muncul selama periode ini, atau bahkan keadaan darurat yang muncul segera sebelum rapat dimulai.

c. Menangani kedaan darurat yang tidak tercantum dalam agenda rapat.

Pertanyaan pertama yang timbul adalah : “Relevankah masalah itu dengan rapat ini ?” Seandainya relavan, maka sasaran atau agenda itu harus direvisi. Tergantung pada situasinya, anda mungkin memiliki dua alternatif : membuang satu nomor atau lebih dari agenda rapat, atau memperpanjang waktu rapat.

d. Membuat sasaran menjadi dapat dilihat.

Selama rapat, agenda ini dengan sngat mudah dapat terkubur di bawah tumpukan kertas atau arsip. Kita dapat memperoleh manfaat besar berkat agenda yang tertulis pada papan flip chart yang dapat dilihat oleh semua peserta. Dengan cara itu, sasaran itu selalu dapat dilihat dan sekaligus dapat mengingatkan orang akan hasil-hasil yang diharapkan dapat dicapai, termasuk waktu dan urutan-urutannya yang dapat membantu dalam pengendalian rapat itu pada umumnya.

2. Memperkenalkan setiap nomor dalam agenda.

Ketika memperkenalkan setiap nomor dalam agenda, poin-poin berikut ini harus dicakup : jelaskan tujuannya, dan jelaskan pula latar belakangnya.

Menjelaskan tujuan dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua peserta secara jelas sudah mengetahui hasil-hasil yang diharapkan . Sedangkan pada poin menjelaskan latar belakang, jelaskanlah secara singkat mengapa tujuan ini yang diambil, beserta tingkat kepentingan dan kemendesakannya.

3. Menjelaskan peranan para peserta rapat.

Yang penting dalam poin ini adalah menjelaskan peranan ‘ketua rapat’, ‘para peserta rapat’ dan juga ‘penulis’ . Yang dimaksud dengan ‘peranan’ disini adalah tingkat keterlibatan yang diharapkan dari para peserta. Ketua rapat seharusnya menjelaskan keterlibatan apa yang diperlukan dari kelompok peserta untuk dapat mencapai sasaran dan mengapa demikian.

4. Menetapkan peraturan dasar rapat.

‘Peraturan dasar’ merupakan salah satu cara terbaik untuk mencegah timbulnya persoalan selama diskusi rapat. Banyak ketua rapat yang sangat terlambat menetapkannya ( atau bahkan tidak menetapkan sama sekali ). Jika anda melihat kemungkinan akan timbulnya gangguan pada salah satu nomor dalam agenda , maka tetapkanlah aturan dasarnya ketika anda memperkenalkan agenda tersebut. “Peraturan dasar’ adalah metode operasi atau standar tingkah laku yang berlaku untuk seluruh kelompok peserta untuk ikut memastikan tercapainya sasaran. Misalnya apakah keputusan diambil secara musyawarah, atau berdasarkan suara terbanyak atau juga keputusan diambil oleh pimpinan berdasarkan masukan-masukan dari peserta dll. Gunakan peraturan dasar ini untuk mencegah timbulnya gangguan selama rapat.

5. Jenis Proses Dalam Rapat

Para peserta dalam rapat mungkin sudah jelas benar tentangsasaran rapat, tetapi agak

Kurang yakin mengenai cara terbaik untuk benar-benar mencapainya. Misalnya, mereka tahu bahwa mereka harus memutuskan komputer mana yang harus dibeli untuk departemen, tetapi kurang yakin mengenai cara terbaik untuk memilih secara kolektif ketika kesukaan mereka ternyata sangat berbeda satu sama lain.

Berikut adalah beberapa jenis proses dalam rapat :

a. Mengambil Keputusan

Pada dasarnya ada dua jenis keputusan, yang masing-masing Kita sebut keputusan ‘logis’ dan keputusan ‘kreatif ‘.

Keputusan logis adalah keputusan yang memiliki sejumlah pilihan yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga sasarannya adalah memutuskan pilihan mana yang terbaik untuk memenuhi persyaratan yang diinginkan. Struktur untuk keputusan yang logis adalah :

1. Pastikan bahwa tujuan jelas, dan jelaskan pula mengapa keputusan itu harus diambil.

2. Tentukanlah kriterianya da cantumkan diatas flip chart .

3. Tinjaulah kembali pilihannya, catatlah informasinya, dan lihatlah pilihan terbaik yang memenuhi kriteria tersebut.

4. Jangan lupa untuk mempertimbangkan kendalanya, termasuk keuntungannya.

5. Pimpinlah rapat itu unutk memastikan bahwa yang diambil adalah keputusan yang obyektif.

Keputusan kreatif adalah keputusan yang tidak memiliki pilihan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pilihan-pilihan itu harus diciptakan lebih dulu sebelum mereka menentukan pilihannya. Struktur untuk keputusan yang ‘kreatif’ :

1. Cakuplah manfaatnya, tegasnya, hasilkan pilihanpilihannya.

2. Tentukan peraturan dasarnya :

a. pada tahap ini yang penting adalah kuantitasnya, bukan kualitasnya.

b. Jangan tetapkan kriterianya lebih dulu; pastikanlah bahwa orang tahu kalau mereka tidak boleh menilai ide apapun, dan mengapa demikian.

c. Semua ide harus dicatat kata demi kata.

3. Ciptakan suasana yang santai, bersahabat dan produktif.

4. Jika ide-ide telah dihasilkan, tetapkan kroterianya dan gunakanlah yang penting-penting untuk meniadakan pilihan apapun yang tidak dapat dilaksanakan.

5. Kemudian kembalikan struktur itu untuk keputusan yang ‘logis’

b. Membuat Rencana

Struktur untuk membuat rencana :

1. Jelaskan sasaran yang ada hubungannya dengan rencana. Pastikanlah bahwa sasaran itu jelas, realistis, dapat diukur, dan berorientasi ke hasil, termasuk kendala dan batas waktunya.

2. Kenalilah apa yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran, tegasnya, putuskan apa yang menjadi tugas kuncinya.

3. Pertimbangkanlah sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran, disamping

sumber daya yang benar-benar sudah tersedia.

4. Putuskanlah siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap tugas

kunci itu dapat diselesaikan dengan standar yang benar dan tepat pada waktunya.

5. Akhirnya, putuskanlah kapan setiap tugas kunci itu harus diselesaikan untuk meme-

nuhi batas waktu secara keseluruhannya.

c. Meninjau kemajuan suatu proyek

Struktuk untuk meninjau kemajuan suatu proyek :

1. Tinjaulah lagi apa yang seharusnya telah terlaksana pada poin ini.

2. Tinjaulah lagi apa yang benar-benar telah terjadi bersama-sama dengan alasannya. Jika timbul beberapa perbedaan, dan yang lebih penting lagi apa yang telah dilakukan tenting hal itu untuk menempatkan rencana tersebut kembali ke jalurnya.

3. Pandanglah ke depan, kenalilah berbagai kesulitan utama yang potensial dan putuskanlah secara kolektif apa yang dapat dilakukan untuk meniadakan penyebabnya , atau untuk mengurangi pengaruhnya jika kesulitan itu muncul.

4. Putuskanlah tindakan lanjutan apa ayng diperlukan, oleh siapa dan kapan dan daptkan komitmen, tanggung jawab dari irang-orang yang bertanbggung jawab atas tindakan dan batas waktu tersebut.

d. Memecahkan Masalah.

Pada dasarnya ada tiga langkah utama dalam struktur pemecahan masalah :

1. Definisikan masalah.

2. Kenalilah kemungkinan penyebabnya.

3. Putuskan penyebab mana yang menimbulkan masalah.

Definisikan persoalan dengan menggunakan : Apa, Mengapa, Kapan, Bagimana, Dimana dan Siapa.

Kenali kemungkinan penyebabnya dengan meminta kelompok peserta untuk mengenali perubahan yang telah terjadi dan yang relevan dengan persoalan itu.

Putuskan penyebabnya dengan menghubungkannya dengan data relavan yang ada dan menyeleksinya berdasarkan data tersebut.

e. Menyampaikan Informasi.

Panduan untuk penyampaian informasi :

1. Buatlah menjadi singkat dan sederhana.

2. Gunakan alat peraga jika mungkin.

3. Doronglah pertanyaan-pertanyaan sehingga tercapai kejelasan.

4. Hindarilah pembelokan/penyimpangan yang tidak relevan.

Beberapa tips menangani peserta ‘bermasalah’.

a. Peserta yang selalu terlambat : jika keterlambatannya tidak dapat dibenarkan , abaikan dia selama lima menit.

b. Peserta yang terlalu banyak bicara : biarkan dia bicara, buat ringkasannya, katakan padanya ringkasan tersebut lalu lanjutkan diskusi dengan memberi kesempatan pada peserta lainnya.

c. Peserta yang pendiam ( tidak paham ) : tunjukkan keahliannya dan berilah ‘waktu untuk berpikir’.

d. Peserta yang pendiam ( tidak berkepentingan ) : cobalah untuk mengetahui mengapa demikian, jelaskan relevansinya dengan kepentingannya.

e. Peserta yang suka bercanda : jelaskan bagaimana perasaan anda, mintalah saran yang relevan untuk kembali ke jalur semula.

f. Peserta yang suka menghalangi : ‘sorotilah’, selidiki alasannya, cobalah untuk meminta sarannya yang konstruktif.

g. Peserta yang agresif : hentikan secepatnya, berikan penjelasan yang tegas tenting peraturan dasarnya, jika masih terus agresif, istirahatlah untuk minum kopi dan bicaralah secara pribadi.

AGENDA LIMA

MEMASTIKAN PENCAPAIAN HASIL

Untuk memastikan pencapaian hasil, setidaknya dibutuhkan tiga komponen berikut :

1. Membuat notulen.

2. Mendapatkan komitmen / tanggung jawab untuk bertindak.

3. Tindak lanjut seusai rapat.

Membuat Notulen

Panduan untuk membuat notulen :

1. Putuskan tujuan dari notulen dan tingkat rincian yang harus ditulis dalam notulen

2. Buatlah ringkasan / kesimpulannya sebelum mencatat sebuah nomor pada agenda rapat dalam notulen/ laporan.

3. Pertimbangkanlah penggunaan notulen untuk menunjukkan hasil-hasil kunci dari rapat itu.

Melaksanakan komitmen atau tanggung jawab :

1. Komitmen / tanggung jawab adalah ‘persetujuan yang khusus guna memikul tanggung jawab untuk bertindak ( dan mendapatkan hasilnya )’

2. Jangan menganggap bahwa anda telah memiliki komitmen / tanggung jawab. Tanyailah orang-orang itu apakah mereka benar-benar setuju untuk melaksanakan tugas dan mintalah jawabannya.

Tindak lanjut seusai rapat :

1. Libatkan kelompok itu dalam memutuskan bagaimana caranya tindak lanjut tersebut harus ditangani. Pantaulah tugas-tugas yang kritis untuk mencapai hasil secara keseluruhannya, termasuk tugas yang merupakan tempat bergantungnya tugas-tugas lainnya.

2. Lakukan tindak lanjut itu tepat pada waktunya untuk mencegah timbulnya masalah .

3. Jika segalanya ada diluar ‘jalur’ selidikilah mengapa demikian. Apa yang dapat dilakukan untuk membuat segalanya kembali ke jalurnya dan apa yang dapat dilakukan untuk mencegah terulangnya kejadian itu dalam rapat yang akan datang.

Penutup

Kita semua tahu betapa sulitnya memimpin sebuah rapat yang benar-benar baik. “Ketua rapat” yang sempurna belum lahir dan tidak ada bukunya yang akan dapat menjamin untuk dapat melahirkannya. Pengalaman dan pengamalanlah yang akan menjamin untuk melahirkannya.

Orang dan situasi memang jauh berbeda. Oleh karena itu, mohon diingat bahwa hanya anda yang dapat memutuskan kapan dan bagaimana caranya menerapkan pedoman-pedoman yang ada dalam makalah ini. Harapan kami dari makalah ini adalah timbulnya berbagai ide-ide yang lebih baiklagi untuk menangani jalannya sebuah rapat. Kami tunggu ide-ide anda selalu….

Optimalisasi Ketika Rapat