Bagaimana Membentuk Sebuah Panitia
I.
Apa Panitia itu ?
Sebuah panitia mungkin dapat di
artikan sebagai kumpula individu yang mengerjakan tugas tertentu untuk sebuah
organisasi. Panitia adalah sesuatu yang sangat diperlukan. Mereka nampaknya ada
dimana-mana, bahkan ketika mereka tidak di angkat secara resmi, karena ternyta
penilaian dan konsultasi kolektif lebih diperlukan dan mempunyai nilai lebih
dibandingkan dengan keputusan individu dan autokrasi.
Sebagai
contoh setelah khalifah umar bin khattab mengumpulkan seluruh ayat Al Qur’an
dari wilayah kerajaan, beliau melantik sebuah panitia untuk meneliti penyalinan
seluruh Qur’an itu dalam satu naskah. Sa’d bin Al As membacakan ayat-ayat
Qur’an dan Zaid bin Tsabit menulisnya. Untuk mengantisipasi perbedaan
pengucapan beberapa kata, Umar memberi petunjuk bahwa dialek kaum mudar harus
diterima untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Secara
umum, panitia diperlukan untuk :
a.
Menyebarkan informasi dan memberikan nasehat.
b.
Menghasilkan ide dan menyelesaikan masalah tertentu.
c.
Membantu terciptanya koordinasi, komunikasi,
kerjasama dan
d.
Mengusulkan tindakan-tindakan selanjutnya dan
membuat beberapa keputusan.
A. Keuntungan dan kerugian
Keuntungan
penting dari tindakan panitia adalah ;
a.
Memungkinkan terciptanya penilaian kelompok secara
terpadu. Orang-orang dari berbagai spesialisasi, wilyah secara geografis, dan
hirarki dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan masalah.
b.
Membnatu menjembatani garis demarkasi dalam
persoalan-persoalan yang melibatkan lebih dari satu unit organiosasi.
c.
Membantu menghasilkan kerjasama kelompok yang lebih
baik melalui interaksi formal dan non formal.
Adapun
kerugian dalam tindakan panitia ;
a.
Keuangan yang dipakai panitia seperti perjalanan dan
penginapan seharusnya bisa digunakan untuk soal-soal kecil dan rutin.
b.
Terlalu bnyak kompromi sehingga sukar mengambil
keputusan.
c.
Mungkin sulit memegangn tanggung jawab sebuah
kelompok atas tindakannya.
B. Jenis-jenis Panitia
Panitia
ada beberapa macam, berdasarkan fungsinya, kerangka rujukan dan terkadang
menurut ukuran kebutuhan. Sebagian panitia ada yang dibentuk permanen,
sementara yang lainya bersipat temporer.
Panitia
dibentuk untuk satu tujuan khusus dan akan dibubarkan bila tugas mereka telah
selesai. Biasanya terdapat dua jenis panitia dalam kebnyakan organisasi :
a.
Panitia tetap, dibentuk untuk memegang tanggung
jawab persoalan-persoalan yang bersifat
umum dan berkesinambungan dan memerlukan
penilsisn kolektif seperti perencanaan keanggotaan, keuangan dsb.
b.
Paniti ad hoc
dibentuk untuk mengendalikan tugas khusus, baik jenis maupun masa tugasnya, dan
tugas umum yang bersifat kontroversial
dan tidak berulang seperti mengkaji sebuah situasi atau menyusun suatu
peristiwa.
II.
Membentuk panitia
A. Penugasan
Sebagian
panitia dibentuk menurut ketentuan
konstitusi organisasi dan undang-undang. Tugas khusus panitia dinyatakan
dalam dokumen tersebut. Panitia yang lain ditunjuk oleh badan yang mengatur
organisasi. Mereka harus diberi tugas atau perjanjian yang menjabarkan apa yang
harus dilakukannya dengan jelas. Dokumen tersebut juga harus menjelaskan
laporan panitia dan hubungannya yang lain dalam organisasi. Tidak ada panitia
yang dibentuk tanpa pengertian yang jelas tentang tujuannya.
B. Keanggotaan
Pertanyaan
siapa yang perlu dimasukan dalam kepanitiaan berkaitan erat dengan jenis tugas
kepanitiaan. Panita yang perhatian utamanya yang berhubungan dengan fungsi
informasi, nasehat atau penyelesaian masalah, memerlukan anggota yang memiliki
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan
dalam bidang tersebut. Kecakapan fungsional mungkin tidak menjadi pertimbangan
utama dalam memilih keanggotaan sebuah panitia yang dirancang untuk
meningkatkan koordinasi dan kerjasama yang lebih baik. Sebagai contoh, sebuah panitia koordinasi harus memasukan personal dari unit-unit
organisasi yang terlibat. Anggota panitia harus di tunjuk dengan pemahaman yang
jelas akan tujuan yang harus dicapai panitia dan akan keterampilan
masing-masing individu untuk membantu pencapaian tujuan tersebut.
Kemampuan
individu untuk berpartisipasi secara efektif dalam kegiatan kelompok juga
menjamin adanya perhatian dalam membuat jadwal tugas kepanitiaan.
Ukuran
panitia akan berbeda menurut tanggung jawabnya. Panitia yang lebih besar
mungkin diperlukan dalam bidang tertentu, seperti merekrut keangotaan, tetapi
kepanitiaan yang lebih kecil lebih disukai karena efesiensinya dalam memecapai
konsensus dan menyempurnakan tugas mereka.
Biasanya,
sebuah panitia tetap minimum terdiri dari lima orang dan maksimum sembilan
orang, dengan beberapa pengecualian yang bisa diterima. Alasan lima adalah
karena panitia menyukai mayoritas pekerja tiga orang, yang akan mewakili
tersebarnya pertimbangan kolektif sesempit mungkin, sehingga mampu mencukupi
(persyaratan) dalam suatu situasi yang memerlukan pertimbangan tersebut. Jumlah
maksimum anggota sembilan adalah batasan yang tidak begitu kaku, tetapi karena
panitiaperlu mengadakan pertemuan secara tetap tanpa diganggu oleh
masalah-masalah daurat, kesulitan menjadwalkan pertemuan untuk jumlah orang
yang lebih banyak, sebaiknya membatasi jumlah tersebut. Ini akan menjadi
kenyataan, kecuali bila urusan panitia penting, sehingga tidak ada seorangpun
anggota yang ingin mengembangkan tugas-tugasyang bertentangan. Keanggotaan
panitia tetap harus luas mewakili sejumlah keanggotaan yang masih dapat
dibenarkan dalam hal senioritas organisasi, ciri-ciri pribadi dan
kelompok-kelompok yang tergabung.
Kebanyakan panitia ad hoc terdiri dari
tiga anggota, kadang terdiri dari dua orang, maksimum lima orang dalam
prakteknya. Anggota dalam panitia ad hoc perlu mempunyai persamaan faham
diantara satu dengan yang lain, trampil dan mampu menjalankan tugas
kepanitiaan. Mereka tidak perlu mewakili organisasi dalam berberapa hal, dan biasanya tidak menjadi persoalan
diantara mereka, siapakah yang ditunjuk sebagai pimpinan.
C. Kepemimpinan
Kunci
keberhasilan kepemimpinan ialah pemimpin yang efektif, dialah yang mengatur
irama, nada, dan seluruh strategi dalam kepanitiaan. Walaupun suatu kepanitiaan
mempunyai anggota yang mempunyai kemampuan dan tujuan yang jelas, kemampuan
ketua untuk memimpin dan mengarahkan kerja panitia adalah sesuatu yang penting
untuk keberhasilannya. Supaya efektif, pemimpin sendiri harus bertanggung
jawab, dan mendorong anggota yang lain untuk menyumbankan sesuatu. Dia harus
tahu betul tujuan organisasi dan peranan yang dimainkan oleh panitia dalam
usaha mencapai tujuan tersebut.
Dalam
panitia tetap, ketua harus mampu menciptakan kerja sama dari semua anggota dan
memberikan tugas kepada mereka dari waktu ke waktu. Dia tidak boleh bersifat
baru dalam organisasi tidak paham terhadap budaya dan norma yang tidak formal.
Ketua yang efektif senantiasa mempertanyakan keharmonisandengan anggota panitia
dan badan yang mengaturnya, serta jelas komunikasinya dengan mereka.
Bagaimana
Mengetuai Sebuah Panitia
Tugas
mengetahui panitia adalah salah satu latihan kepemimpinan. Kunci keberhasilan
ketua dari sebuah panitia ialah kemampuan sang ketua dalam mengarahkan,
memotivasi, mendelegasikan dan berkomunikasi dengan anggota-anggotanya. Sebagai
suatu unit organisasi, panitia lebih dari sekedar pertemuan, meskipun pertemuan
itu adalah bentuk yang paling umum dan jelas ketika panitia melaksanakan
tugasnya. Panitia mefungsikan dirinya melalui berbagai sarana interaksi formal
dan non formal lainnya, seperti : menulis laporan, melakukan observasi,
mengevaluasi aktivitas yang sedang berjalan, memonitor penampilan yang ada,
melaksanakan fungsi seremonial dan sebagainya. Secara keseluruhan panitia ialah
suatu kelompok yang kelangsungan keberadaannya sebagai sebuah kelompok harus
dipertahankan dalam masa-masa yang sulit dan perbedaan. Ketua harus mengarahkan
panitia lebih dari sekedar pertemuannya.
I. Tugas Panitia
Ketua
panitia harus menjalankan tugasnya ssepenuh hati karena kedudukannya merupakan
suatu lambang kepercayaan atau amanah organisasi dan kepemimpinannya. Mereka
tidak perlu mela.kukan semua tugas panitia. Ini adalah kekalahan diri sebab
tujuan panitia adalah mendapatkan sumber-sumber yang berfariasi dari stiap
anggotanya. Seorang ketua yang baik harus memimpin dan sekaligus menjadi
pendengar yang baik.
Tugas ketua bisa diklasifikasikan sebagai
berikut :
1.
merencanakan kerja panitia.
2.
Mengadakan pertemuan.
3.
Menyimpan dokumen dan informasi ( kecuali tugas
tersebut diserahkan pada sekretaris panitia )
4.
Meminta panitia untukbekerja, dan
5.
Menilai hasil-hasil kerja panitia.
A. Merencanakan Kerja Panitia.
Tanggung
jawab pertama ketua adalah memahami sepenuhnya tugas panitia. Berdasarkan
pemahaman ini dia harus merancang strategi kerja sementara yang meliputi :
1.
Jadwal pertemuan awal / pemdahuluan
2.
Pembagian tugas anggota panitia
3.
Penelitian terhadap latar belakang stap.
4.
Koordinasi dengan panitia lain.
5.
Menyetujui budget (anggaran) atau
6.
Kegiatan lain dari lembaga yang berwenang
7.
Garis waktu dan peristiwa penting dari pencapaian
yang diharapkan, dan
8.
Persoalan yang berhubungan dengan logistik dan
kehumasan
Dalam
arti kata yang sebenarnya, panitia ialah suatu organsasi kecil yang berada
dalam organisasi besar. Ketua harus menampilkan kepemimpinan dan keterampilan
manajemennya dalam menggerakan panitia ke arah tujuan yang diharapkan.
B. Mengadakan Pertemuan Panitia
Suatu
pertemuan panitia yang baik adalah hasil dari rencana yang berorientasi pada
pelaksanaan. Ia di dasarkan pada agenda yang logis sesuai dengan semua syarat
yang diperlukan, untuk melahirkan keputusan-keputusan. Agenda dan materi tentang latar belakang
harus dikirimkan kepada anggota sebelum jadwal pertemuan. lebih baik jadwal
pertemuan selama satu tahun disetujui sebelum atau dalam pertemuan pertama.
Tidak semua anggota dapat menghadiri semua pertemuan yang dijadwalkan dan
ketidak hadiran seorang anggota dari dua pertemuan atau lebih harus
diselesaikan secara serius dalam lingkup dan batasan otoritas seorang ketua. (
pembahasan pemimpin sebuah pertemuan dibicarkan dalam bab lain buku ini ).
C. Menyiapkan Dokumen dan
Informasi
Catatan-catatan
kegiatan sebelumnya, notulen-notulen pertemuan yang lalu, laporan panitia yang
berkaitan, pembagian tugas panitia, dan dokumen-dokumen yang serupa diperlukan
untuk membuat keputusan-keputusan berdasarkan informasi. Sebagai tambahan,
panitia mungkin membentuk pusat data atau bank data untuk menyimpan dan
mengatur informasi tentang anggota dan publik yang merasakan pengaruh pekerjaan
yang ada. Umumnya, ketua perlu mendelegasikan kepada seorang anggota panitia
yang ditunjuk sebagai sekretaris untuk menyimpan catatan-catatan yang ada.
Meskipun begitu, medorong anggota mengghunakan semua informasi secara kreatif
untuk mensukseskan tujuan panitia.
D. Meminta Anngota Panitia
untuk Bekerja.
Anggota
bertindak sebagai kelompok ketika mereka mereka bertemu untuk memutuskan
rencana dan aktivitas. Pada waktu yang lain setiap anggota bertanggung jawab
terhadap kegiatan-kegiatan yang khusus. Dalam kedua hal tersebut, ketua harus
membantu anngota mendapatkan sumber dan secara umum membantu mereka memenuhi
kewajiban meraka. Ini memerlukan kemampuan pemimpin, menggerakan,
mendelegasikan, dan berkomunikasi dengan anggota. Disamping itu juga dibutuhkan
keterampilan untuk mengetahui kekurangan dalam penampilan dan membentuknya
sekaligus. Ketua harus mejadi contoh dengan melaksanakan kewajibannya dengan
segera dan serius.
E. Menilai dan melaporkan hasil
Kerja Panitia
Panitia
harus memberikan hasil, apakah itu pentahapan keberhasilan sebuah peristiwa
atau memberikan penyelesaian bagi suatu masalah, atau merencanakan suatu
rangkaian kegiatan. Bagaimanapun juga, ketua mesti memastikan bahwa setiap
hasil dinilai untuk tujuan pengontrolan kualitas dan umpan balik. Waktu dan
sumber perlu disisihkan untuk dievaluasi sebagai bagian dari proses perencanaan
yang telah di bicarakan. Selain itu, penampilan ketua dan anggota juga harus
dinilai untuk membantu meningkatkan .penampilan selanjutnya.
Dalam
sebagian besar kasus, hasil kerja panitia harus dilaporkan kepada pejabat yang
menunjuk atau badan pengurus organisasi tersebut. Ketua mesti mengarahkan
proses penyiapan laporan dan meyakinkan bahwa hal tersebut benar-benar
mencerminkan pandangan dan hasil dari semua anggota. Laporan tersebut mesti
memenuhi tujuannya, untuk menggambarkan dengan jelas bahwa tujuan panitia telah
tercapai, dan memberikan rekomendasi untuk tindakan selajutnya jika tujuan
tersebut tidak tercapai. Menyampaikan laporan kerja pantia adalah tanggung
jawab utama ketua.
II.
Pembatasan
Seorang
ketua panitia harus mendapatkan penjelasan penuh mengenau mandat, bidang dan
batasan kekuasaannya dalam menjalankan tugas kepanitiaannya. Pada umumnya ketua
tidak boleh melakukan hal yang berikut :
a.
Mengangkat anggota baru tanpa persetujuan yang
tepat,
b.
Memberhentikan anggota tanpa berkonsultasi dahulu
dengan badan pengurus,
c.
Melibatkan organisasi dalam komotmen substansi dan
jangka panjang baik bersifat finansial atau lainnya, atau
d.
Mengubah kebijaksanaan organisasi, prosedur atau
peraturan-pereaturan lainnya.
