BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Efektivitas
dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran
yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Sumaryadi (2005:105)
berpendapat dalam bukunya ”Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah” bahwa:
Organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya
mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai
tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian pada
dasarnya efektivitas adalah tingkat pencapaian tujuan atau sasaran
organisasional sesuai yang ditetapkan. Efektivitas adalah seberapa baik
pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana seseorang menghasilkan keluaran sesuai
dengan yang diharapkan. Ini dapat diartikan, apabila sesuatu pekerjaan dapat
dilakukan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan, dapat dikatakan efektif
tanpa memperhatikan waktu, tenaga dan yang lain.
Dalam hal efektivitas dalam suatu pelayanan yang
bersifat elektronik, yang difasilitasi oleh suatu lembaga pendidikan merupakan
suatu proses yang bertujuan sama yaitu untuk mencapai suatu tujuan atau output
dari pelayanan elektronik diberikan, agar nantinya objek yang mendapatkan
pelayanan ini bisa merasakan suatu kepuasan dari pelayanan yang diberikan, dan
memang diberlakukannya pelayanan yang bersifat elektronik ini agara memudahkan
objek yang akan dilayanai yang dijelaskan dengan teori oleh Mc Leod yang
dikutip oleh Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Manajemen mengatakan bahwa :“Efektivitas artinya informasi harus sesuai
dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk di
dalamnya informasitersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang
tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya
sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan”
(Mc Leod dalam Susanto, 2007:41).
Pelayanan publik yang sering dikatakan sebagai
pelayanan public E-government, merupakan
pelayanan public dengan fasilitas pelayanan menggunakan elektronik, dan inilah
yang dilakukan oleh Universitas Bengkulu dalam meningkatkan mutu dan mengikuti
perkembangan yang sekarang sudah banyak menggunakan IPTEK dalam mengoptimalkan
mahasiswa, agar nantinya mahasiswa mendapatakan suatau kemudahan dalam
melakukan
administrasi
yang sering dilakukan didunia pendidikan, dalam hal ini berkaitan dengan Portal
Akademik dalam penggunaannya, ada berbagai fitur atau akses yang bisa digunakan
dalam portal akademik ini, sesuai dengan lembaga yang membuat system online ini
yaitu BATIK selaku lembaga yang dibidang teknologi dikampus Universitas
Bengkulu.
Portal akademik yang pada tahun 2010 mulai
difungsikan ini, jika dilihat dari fitur-fitur yang terdapat pada portal itu
sendiri terlihat lebih meyakinkan, sebab isinya berupa beberapa layanan
semisal, pengisian KRS, Transkip nilai, diskusi mahasiswa, dan berbagai
informasi yang memang berkaitan dengan akademik mahasiswa, jika dilihat dari
layanan ini memang merupakan fasilitas yang sangat membantu berbagai hal yang
dibutuhkan oleh mahasiswa yang bisa berupa akademik atau hal-hal yang lainnya,
dan sesuai dengan tujuaanya yaitu untuk mempermudah mahasiswa dalam pemanfaatan
teknologi dalam administrasi perkuliahan.
Dalam hal portal akademik yang ada dikampus
Universitas Bengkulu ini, dilihat ada kondisi yang terjadi dilapangan
bahwasanya portal akademik hanya diguunakan mahasiswa dalam pengisian KRS,
selain dari itu sampai saat ini belum bisa digunakan atau bisa dikatakan bahwa
portal akademik hanya digunakan mahasiswa untuk mengisi KRS pada saat awal-awal
perkuliahan, dan untuk program atau fitur-fitur yang lain sampai saat ini belum
digunakan oleh mahasiswa padahal jika kita lihat dari fiturnya itu banyak
kemanfaatan yang bisa didapatkan oleh mahasiswa dan dosen, tetapi ini terjadi
dikampus Universitas Bengkulu dalam hal pemanfaatan portal akademik ini.
Pemanfaatan portal akademik yang telah dibuat oleh
Batik, selaku lembaga yang berkenaan dalam hal ini belum ada suatu gebrakan
yang baru ataupun sosialisasi, dan jika berbicara sosialisasi ini, batik hanya
melakukan sosialisasi pada mahasiswa baru dan setelah itu sudah tidak ada lagi,
selain kurangnya pemanfaatan dari segi program yang telah tersedia diportal
akademik itu sendiri, banyak sekali masalah jika kita lihat dari keluhan
mahasiswa ketika masa pengisian KRS, yaitu terdapat gangguan yang menyebabkan
mahasiswa terkendala ketika mengisi KRS dan ini telah terjadi 3 tahun setelah
diterapkannya system pengisian KRS online ini, tetapi sampai saat ini juga dari
pihak lembaga yang bersangkutan pun belum mengambil tindakan apapun yang
menyebabkan banyak mahasiswa yang pada akhirnya tidak bisa mengisi KRS.
Selama ini pemanfaatan portal akademik yang
seharusnya bukan hanya mahasiswa yang
memanfaatkannya sebagai pengguna atau penerima layanan, tetapi dosen juga
sebagai seorang pengajar atau akademisi juga dalam hal ini mempunyai suatu
kewajiban atas portal akademik ini karena paling tidak fungsi dosen dengan
adanya portal tersebut, bisa membantu dosen dalam pemberian nilai hasil
semesteran mahasiswa atau bisa juga memberikan tugas melalui program yang telah
tersedia pada portal akdemik itu sendiri, jika seperti ini dilaksanakan maka
sudah dapat dipastikan antara dosen dan mahasiswa bisa mendapatkan keuntungan
yang sama, dalam artian keuntungan mahasiwa
jika ingin mencari tugas bisa langsung membuka saja portal akademiknya
tanpa menemui dosen yang bersangkutan, dan untuk dosen yang bersangkutan bisa
mendapatakan kemudahan dalam hal pemberian tugas dengan melalui system online
yang terdapat diportal akademik ini.
Dalam hal penggunaan portal akademik ini, peneliti
melihat belum ada pelayanan yang begitu optimal dalam penggunaan system layanan
E-goverement ini, terlihat dari penggunaannya hanya pada saat pengisian kartu
rencana studi atau pada saat melihat hasil nilai semesteran yang mana hasil
semesteran itu terdapat di portal akademik ini, dan yang harus diingat adalah
bahwasanya system layanan yang tujuannya paling tidak ingin mempermudah semua
civitas akademika ynag ada dikampus dalam hal administrasi atau penggunaan
secara teknik, masih banyak yang mengeluh dalam pealayanan ini, walaupun system
ini sudah berjalan tiga tahun semenjak digunakan pada tahu 2010 hingga sekarang
tetapi proses optimalisasi dalam penggunaannya belum terlihat begitu memuaskan,
yang seharusnya dalam kurun waktu tiga tahun itu system yang telah dibuat sudah
bisa dimanfaatkan secara efektif oleh civitas akademika.
Jika kondisi memang terlihat seperti ini yang mana
portal akademik digunakan hanya pada saat pengisian kartu rencana studi (KRS)
online, maka ini bisa dikatakan jauh sekali dari yang namanya efektivitas dari
pelayanan public yang ingin dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen terkait objek
pelayanan public, sehingga lembaga BATIK sebagai lembaga penanggung jawab
penyediaan portal akademik ini dituntut kerja professionalnya dalam hal
peningkatan mutu dan kualitas dari system yang telah dibuat ini sehingga
masyarakat kampus bisa dengan mudah mengakses berbagai macam yang berkaitan
penunjang dalam perkuliahan didapatkan dari portal akademik itu sendiri.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang dirancang dalam
penelitian ini sebagai berikut :
1. Apakah
sudah efektif pemanfaatn portal akademik yang ada di universitas Bengkulu ?
2. Jika
belum, apa yang jadi penyebab belum efektifnya pemanfaatan portal akademik
universitas Bengkulu ?
3. Apa
solusli yang harus dilakukan agar portal akademik menjadi efektif di civitas
akademika universitas ?
1.3 TUJUAN DAN MANFAAT
1.3.1
TUJUAN
Dengan adanya penelitian ini dilakukan,
agar mengetahui apakah sudah efektif atau tidak mengenai pemanfaatan portal
akademik yag ada diuniversitas Bengkulu, dan agar diketahui peneyabab jikalau
belum efektif penggunaan portal akademik yang ada dilingkungan kampus universitas
Bengkulu, serta mendapatkan solusi apa yang harus dilakukan agar portal
akademik menjadi efektif dalam pemanfaatannya.
1.3.2
MANFAAT
1. Agar
nantinya dengan hasil penelitian ini, bisa mendorong lembaga BATIK untuk
melakukan Revitalisasi terhadap portal akademik.
2. Nantinya
portal akademik bisa berfungsi tidak hanya untuk pengisian KRS, tetapi bisa
digunakan dengan hal yang lainnya berkaitan dengan akademik.
3. Bisa
mengembangkan potensi dan pengetahuan ilmu pengetahuan dan teknologi mahasiswa
dalam hal teknologi.
BAB II
TINJAUAN
PUSTAKA
Kata efektif berasal dari bahasa inggris yaitu effective
yang berarti berhasil, atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik.
Kamus ilmiah popular mendefinisikan efektivitas sebagai ketepatan penggunaan,
hasil guna atau menunjang tujuan. Robbins memberikan definisi efektivitas
sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang.
Efektivitas organisasi adalah konsep tentang efektif
dimana sebuah organisasi bertujuan untuk menghasilkan. Organizational
effectiveness (efektivitas organisasi) dapat dilakukan dengan memperhatikan
kepuasan pelanggan, pencapaian visi orgaisasi, pemenuhan aspirasi, menghasilkan
keuntungan bagi organisasi, pengembangan sumber daya manusia organisasi dan
aspirasi yang dimiliki, serta memberikan dampak positif bagi masyarakat di luar
organisasi.
Bamard (1938:20) menyatakan bahwa efektivitas
organisasi merupakan kemahiran dalam sasaran spesifik dari organisasi yang
bersifat objektif (“if it accomplished its specific objective aim”). Schein
dalam bukunya yang berjudul Organizational Psychology mendefinisikan
efektivitas organisasi sebagai kemampuan untuk bertahan, menyesuaikan diri,
memelihara diri dan juga
Menurut Ravianto (1989:113), pengertian efektivitas adalah
seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran
sesuai dengan yang diharapkan. Ini berarti bahwa apabila suatu pekerjaan dapat
diselesaikan dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya maupun mutunya, maka
dapat dikatakan efektif.
Ndraha (2005:163), efisiensi digunakan untuk mengukur proses, efektivitas guna mengukur keberhasilan mencapai tujuan”. Khusus mengenai efektivitas pemerintahan, Ndraha (2005:163) mengemukakan :
Ndraha (2005:163), efisiensi digunakan untuk mengukur proses, efektivitas guna mengukur keberhasilan mencapai tujuan”. Khusus mengenai efektivitas pemerintahan, Ndraha (2005:163) mengemukakan :
Efektivitas
(effectiveness) yang didefinisikan secara abstrak sebagai tingkat pencapaian
tujuan, diukur dengan rumus hasil dibagi dengan (per) tujuan. Tujuan yang
bermula pada visi yang bersifat abstrak itu dapat dideduksi sampai menjadi
kongkrit, yaitu sasaran (strategi). Sasaran adalah tujuan yang terukur, Konsep
hasil relatif, bergantung pada pertanyaan, pada mata rantai mana dalam proses
dan siklus pemerintahan, hasil didefinisikan. Apakah pada titik output?
Outcome? Feedback? Siapa yang mendefinisikannya : Pemerintah, yang-diperintah
atau bersama-sama?
Apapun
penilaiannya, efektivitas birokrasi yang menyelenggarakan fungsi-fungsi
pemerintah menjadi hal yang sangat penting dalam proses penyelenggaaan
pemerintahan daerah.
Barnard (dalam Prawirosoentono, 1997: 27) berpendapat
“Accordingly, we shall say that an action is effective if it specific objective
aim. It is efficient if it satisfies the motives of the aim, whatever it is
effective or not.” Pendapat ini antara lain menunjukkan bahwa suatu kegiatan
dikatakan efektif apabila telah mencapai tujuan yang ditentukan.
Mengutip Ensiklopedia administrasi, (The Liang Gie, 1967)
menyampaikan pemahaman entang efektifitas sebagai berikut :
Efektifitas
adalah suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek
atau akibat yang dikehendaki, kalau seseorang melakukan suatu perbuatan denngan
maksud tertentu yang memang dikehendaki. Maka orang itu dikatakan efektif kalau
menimbulkan atau mempunyai maksud sebagaimana yang dikehendaki.
Menurut
Martani dan Lubis (1987:55), ada tiga pendekatan dalam mengukur efektivitas
organisasi, yaitu:
1. Pendekatan
sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas dari input. Pendekatan
mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik
fisik maupun non fisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2. Pendekatan
proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas
pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi.
3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana
pusat perhatian pada output,
mengukur keberhasilan
organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana.
Steers mengemukakan bahwa efektivitas bersifat
abstrak, oleh karena itu hendaknya efektivitas tidak dipandang sebagai keadaan
akhir akan tetapi merupakan proses yang berkesinambungan dan perlu dipahami
bahwa komponen dalam suatu program saling berhubungan satu sama lain dan
bagaimana berbagai komponen ini memperbesar kemungkinan berhasilnya program.
Gibson (1984:38) mengungkapkan tiga
pendekatan mengenai efektivitas yaitu:
1. Pendekatan Tujuan. Pendekatan tujuan untuk
mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas merupakan pendekatan tertua dan
paling luas digunakan. Menurut pendekatan ini, keberadaan organisasi
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan tujuan menekankan
peranan sentral dari pencapaian tujuan sebagai kriteria untuk menilai
efektivitas serta mempunyai pengaruh yang kuat atas pengembangan teori dan
praktek manajemen dan perilaku organisasi, tetapi sulit memahami bagaimana
melakukannya. Alternatif terhadap pendekatan tujuan ini adalah pendekatan teori
sistem.
2. Pendekatan Teori Sistem. Teori sistem
menekankan pada pertahanan elemen dasar masukan-proses-pengeluaran dan
beradaptasi terhadap lingkungan yang lebih
luas yang menopang organisasi. Teori ini menggambarkan hubungan organisasi
terhadap sistem yang lebih besar, dimana organisasi menjadi bagiannya. Konsep
organisasi sebagian suatu sistem yang berkaitan dengan sistem yang lebih besar
memperkenalkan pentingnya umpan balik yang ditujukan
sebagai informasi mencerminkan hasil
dari suatu tindakan atau serangkaian tindakan oleh seseorang, kelompok atau
organisasi. Teori sistem juga menekankan pentingnya umpan balik informasi.
Teori sistem dapat disimpulkan:
(1) Kriteria efektivitas harus mencerminkan siklus
masukan-proses-keluaran, bukan keluaran yang sederhana, dan
(2) Kriteria efektivitas harus mencerminkan hubungan
antar organisasi dan lingkungan yang lebih besar dimana organisasai itu berada.
Jadi efektivitas organisasi adalah konsep dengan cakupan luas termasuk sejumlah
konsep komponen.
(3) Tugas
manajerial adalah menjagakeseimbangan optimal antara komponen dan bagiannya
3. Pendekatan Multiple Constituency. Pendekatan
ini adalah perspektif yang menekankan pentingnya hubungan relatif di antara
kepentingan kelompok dan individual dalam hubungan relatif diantara kepentingan
kelompok dan individual dalam suatu organisasi. Dengan pendekatan ini
memungkinkan pentingnya hubungan relatif diantara kepentingan kelompok dan
individual dalam suatu organisasi. Dengan pendekatan ini memungkinkan
mengkombinasikan tujuan dan pendekatan sistem guna memperoleh pendekatan yang
lebih tepat bagi efektivitas organisasi.
Robbins (1994:54) mengungkapkan juga mengenai
pendekatan dalam efektivitas organisasi:
1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal
attainment approach). Pendekatan ini memandang bahwa keefektifan organisasi
dapat dilihat dari pencapaian tujuannya (ends) daripada caranya (means).
Kriteria pendekatan yang populerdigunakan adalah memaksimalkan laba,
memenangkan persaingan dan lain sebaginya. Metode manajemen yang terkait dengan
pendekatan ini dekenal dengan Manajemen By Objectives (MBO) yaiutu falsafah
manajemen yang menilai keefektifan organisasi dan anggotanya dengan cara
menilai seberapa jauh mereka mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
2. Pendekatan sistem. Pendekatan ini menekankan
bahwa untuk meningkatkan kelangsungan hidup organisasi, maka perlu diperhatikan
adalah sumber daya manusianya, mempertahankan diri secara internal dan
memperbaiki struktur organisasi dan pemanfaatan teknologi agar dapat
berintegrasi dengan lingkungan yang darinya organisasi tersebut memerlukan
dukungan terus menerus bagi kelangsungan hidupnya.
3. Pendekatan konstituensi-strategis. Pendekatan
ini menekankan pada pemenuhan tuntutan konstituensi itu di dalam lingkungan
yang darinya orang tersebut memerlukan dukungan yang terus menerus bagi
kelangsungan hidupnya.
4. Pendekatan nilai-nilai bersaing. Pendekatan
ini mencoba mempersatukan ke tiga pendekatan diatas, masing-masing didasarkan
atas suatu kelompok
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1
Jenis Penelitian
