I. MEMAHAMI PEKERJAAN (fahmul ‘amal)
Manusia sebagai individu maupun hidu secara
kelompok akan selalu aktif melakukan
kegiatan. Sebelum melakukan kegiatan, maka kita akan membuat rencanaan. Apabila
kegiatan yang akan dikerjakan dalam skala besar, yaitu melibatkan banyak orang,
sumber daya, cakupan yang luas apalagi
memerlukan dukungan dari stocholder, pimpinan, lembaga pemberi izi dan dukungan
dari lembaga lain maka perencanaan tertulis sangat diperlukan. Rancangan atau
persiapan tertulis untuk sebuah proyek atau kegiatan umumnya disebut dengan
proposal proyek.
Apakah itu proposal, proyek dan proposal proyek? Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
proposal diartikan sebagai rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan
kerja. Sedangkan istilah proyek proposal adalah
rencana kerja yang belum disetujui oleh pimpinan proyek. Dalam kamus
istilah manajemen (LPPM,1994) proyek diistilah sebagai rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan saat penyalesaiannya yang tegas.
Berangkat dari makna terminologi
ruang lingkup proposal tersebut di atas, maka kita dapat mengambil
pokok-pokok pikiran yang umum terdapat dalam proyek proposal. Prpyek proposal
hendaknya mencakup adanya: aspek perencanaan, rencana yang terlulis,
adanya rancangan kerja sebagai pemandu proses pekerjaan, digunakan untuk
mendapatkan persetujuan dari pihak lain.
Dakwah adalah sebuah proyek dunia akherat,
sehingga setiap kegiatannya harus diklola secara pofesional. Masalahnya: Apakah
kita telah memenej dakwah dengan
sempurna dan profesional?
II. AMAL PROFESIONAL ( ‘amal
mihanii)
Kenapa harus
bekerja dengan profesinal? Dengan munculnya komitmen untuk
memasyarakatkan da’wah, sesuai dengan keaslian sifat da’wah itu sendiri maka seluruh pekerjaan harus dikerjakan
dengan baik. Sesuai dengan kemurnian
karakteristik Islam yang bersifat
rahmata lil ‘ alamin, maka bahwa
kerja-kerja da’wah masa kini sudah harus dikemas secara profesional, ditata dengan
kaidah-kaidah manajemen yang diterima umum, tanpa meninggalkan kemuliaan
nilai-nilai Islam.
Dalam konsep manajemen yang manapun,
perencanaan dan pengawasan merupakan dua aspek yang tidak bisa dikesampingkan.
Manajemen dakwah sangat menentukan
kualitas kerja dan produktifitas suatu organisasi. Tanpa perencanaan organisasi
akan bergerak ibarat bahtera tanpa kompas. Tanpa pengawasan bisa jadi organisasi justru berjalan semakin
menjauhi tujuan semula yang diidam-idamkan.
Perlu difahami, melihat sejauh mana tingkat profesionalnya kita
mengelola dakwah secara formal sangat
tergantung kemampuan kita dalam membuat strategi perencanaan dakwah (
at-takhthiith al istaraatiijiyah ad dakwah).
Salah satu bentuk perangkat pengelolaan
dakwah dengan unsur perencanaan
diperlukan PROPOSAL. Mungkin kita pernah melihat Panitia menyusun proposal
sebelum melaksanakan kegiatan, kemudian proposal itu dilampirkan dalam undangan
kepada pembicara dan surat permohonan dana kepada donatur atau sponsor. Apakah
fungsi proposal hanya sebatas itu?
Bagaimanakah sebuah proposal harus disusun sehingga memenuhi tujuan
dasarnya sebagai salah satu perangkat perencanaan ?
Proposal disisi lain juga berfungsi sebagai
pengawas terhadap langkah kerja agar
selalu terarah pada tujuan yang ingin dicapai. Pengawasan bertujuan menjamin
sejauh mungkin bahwa seluruh sumber daya yang ada dimanfaatkan untuk mendukung
tercapainya tujuan suatu kegiatan. Untuk itu pengawasan perlu dilakuan
sepanjang berlangsungnya
kegiatan tersebut, sehingga setiap penyimpangan dapat segera
diluruskan, dan setiap kesalahan dpat segera diperbaiki. Namun setelah suatu kegiatan
berakhir tetap perlu dilakukan evaluasi secara lengkap dan menyeluruh.
III. TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL
A. LETAK SEBUAH
PROPOSAL DALAM PROYEK
Dimanakah posisi proposal dalam aktifitas
keseharian suatu organisasi. Secara teoritis keberadaan sebuah organisasi
dimulai dengan mendifinisikan misi dan tujuan. Perumusan kedua hal tersebut
didasarkan kepada hasil analisa lingkungan (environmental analysis) yang
bertujuan memposisikan organisasi tersebut secara tepat ditengah-tengah
lingkungan dimana dia berada. Langkah selanjutnya adalah merumuskan strategi
yang dipandang cocok untuk mengemban misi dan mencapai tujuan yang sudah dirumuskan sebelumnya. Lalu kita
akan memasuki tahap implementasi dari strategi tersebut. Di tahap inilah kita
berfikir tentang struktur organisasi, program kerja, anggaran, dan sejumlah
perangkat lainnya. Dan akhirnya
implementasi strategi perlu dievaluasi, apakah mendekatkan organisasi kepada
tercapainya tujuan, atau justru sebaliknya.
Secara
sederhana posisi sebuah proposal dapat digambarkan sebagai berikut :
Misi dan tujuan
|
Strategi
|
Rencana jangka
panjang
Rencana jangka
menengah
Rencana jangka
pendek
|
Rencana kegiatan
|
Proposal
|
Pelaksanaan
Gambar: Letak
Proposal dalam kerangka kerja organisasi
Dalam istilah perencanaan sering kita mendengar beberapa hal, yaitu: kerangka
acuan (term of refference-TOR), Proposal dan rencana kerja (plan of
action-POA), pra studi kelayakan (pre feasibility study), studi kelayakan (feasibility study)
dan Proposal Awal (pre proposal).
B. FUNGSI SEBUAH PROPOSAL
Seringkali proposal dibuat hanya sekedar pelengkap sebuah kegiatan. Proposal dibuat
tidak akurat dan sesuai dengan apa yang akan dikerjakan. Fungsi proposal adalah
sebagai berikut:
- Alat untuk memvisualkan ide (vision) kita secara tertulis, sehingga orang lain dapat memahami.
- Sebagai alat perencanaan, sehingga seluruh kegiatan mengacu terhadap proposal.
- Sebagai rancangan kerja untuk pemandu proses pekerjaan
- Digunakan untuk mendapatkan persetujuan dan gambaran pada pihak:
y Sdm yang terlibat
y stocholder,
y pimpinan,
y lembaga pemberi izi
dan
y dukungan dari
lembaga atau pihak lain.
- Alat untuk mengalokasikan sumber daya: bahan yang digunakan, jumlah sdm yang terlibat, alokasi waktu mulai dan akhir kegiatan dan besarnya anggaran.
- Sebagai prakiraan (asumsi-asumsi) proyek, sehingga proposal harus proyek harus mampu menggambarkan tingkat
y Feasible atau reasonable (masuk akal),
y aplicable (dapat
dilaksanakan) dan
y achievable (dapat
dicapai)
C. ANATOMI PROPOSAL
Adakah format atau bentuk standar dari sebuah
proposal ? rasanya jawabannya “tidak”. Masing-masing dari kita bisa membuat
format atau bentuk sendiri yang kita rasa paling relevan dengan kebutuhan.
Ada beberapa patokan dasar dari anatomi
sebuah proposal yang bisa dijadikan rujukan diamana pada dasarnya sebuah
proposal memiliki empat bagian utama, yaitu :
Satu: BAGIAN PENDAHULUAN
Pendahuluan dari sebuah proposal biasanya memuat latar belakang atau
dasar pemikian, dasar penyelenggaraan, dan tujuan kegiatan. Latar belakang
memuat pertimbangan-pertimbangan nalar dan rasional yang memperlihatkan urgensi
dilaksanakannya sebuah kegiatan. Biasanya yang diangkat didalam bagian ini
adalah kenyataan atau fakta-fakta yang dipandang relevan. Dasar penyelenggaraan
mencantumkan faktor-faktor yuridis yang menjadi landasan formal pelaksanaan
kegiatan tersebut, bisa berupa ayat suci Al Qur’an dan hadist, undang-undang
atau peraturan lainnya, AD/ART organisasi, dll. Perlu diperhatikan, hendaknya
hal-hal yang dicantumkan pada latar belakang/dasar pemikiran diformulasikan
secara ringkas, padat, logis dan jauh dari kesan mengada-ada atau sekedar
‘parade’ kata-kata. Ketentuan-ketentuan formal yang dicantumkan sebagai bagian
dari dasar penyelenggaraaan hendaknya yang betul-betul relevan dengan ‘ruh’
kegiatan yang akan dilaksanakan, sehingga tidak timbul kesan sekedar sebuah
‘tempelan’.
Dua: RENCANA KEGIATAN
Pada bagian ini biasanya memuat
nama kegiatan, tema (jika ada), waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, penyelenggara,
peserta, dan anggaran biaya. Di sini kita melihat bahwa pada bagian rencana
kegiatan ini seluruh unsur perencanaan yang biasa dirumuskan menjadi 5W + 1H
tercakup didalamnya. Sebagaimana kita ketahui formula 5W + 1H merupakan
singkatan dari : What (apa yang akan dilaksanakan), When (kapan waktu
pelaksanaan), Where (dimana kegiatan dilaksanakan), Who (siapa yang
melaksanakan kegiatan itu), to Whom (untuk siapa kegiatan tersebut ditujukan),
dan How (bagaimana kegiatan tersebut dikelola, didanai dan dilaksanakan).
Di dalam isi proposal, dibawah judul “penyelenggara” dan “anggaran
biaya” biasanya hanya dicantumkan
deskripsi singkat menyangkut instansi penyelenggara dan sumber-sumber
pembiayaan kegiatan serta pos-pos pengeluaran. Rincinya – berupa daftar panitia
dan rincian anggaran biaya – dimasukkan sebagai bagian dari lampiran.
Tiga: PENUTUP
Bagian penutup lazimnya berisi tentang permohonan dukungan dan bantuan
semua pihak demi keberhasilan kegiatan tersebut, disamping do’a dan harapan
agar segala sesuatu berjalan dibawah nangan ridha dan lindungan Allah SWT.
Empat: LAMPIRAN-LAMPIRAN
Bagian lampiran memuat sejumlah rincian yang
dianggap relevan dan penting, seperti : daftar panitia, rincian anggaran biaya,
jadwal acara. Khusus proposal yang disusun untuk tujuan sponsorship atau
partnership, biasanya dilampirkan pula ketentuan yang menyangkut bentuk-bentuk
kerjasama yang ditawarkan.
D. MENYUSUN ANGGARAN BIAYA
Sering kita temukan anggaran biaya yang
tercantum didalam sebuah proposal terkesan hanya sebagai suatu formalitas atau
basa-basi. Mengapa demikian ? karena didalamnya cuma dicantumkan sejumlah pos
penerimaan dan pos pengeluaran. Tidak begitu jelas relevansi logis dari
masing-masing komponen biaya dengan kegiatan yang dilaksanakan. Tidak jelas pula
dimensi waktu dari anggaran biaya tersebut. Artinya, tidak jelas kapan suatu
pos penerimaan diperkirakan akan diterima dan kapan pula suatu pos biaya harus
dikeluarkan.
Untuk itu, seyogyanya anggaran kegiatan
disajikan dalam bentuk anggaran kas
(budgeted cash flow) yang selain memiliki dimensi jumlah, juga mempunyai
dimensi waktu. Dengan kata lain, hendaknya suatu anggaran biaya benar-benar
merupakan penerjemahan keseluruhan rencana kegiatan dalam bahasa rupiah.
Misalkan sebuah kegiatan memiliki durasi 5 pekan, maka format anggarannya dapat
disajikan sbb :
|
No
|
URAIAN
|
Pekan 1
|
Pekan 2
|
Pekan 3
|
Pekan 4
|
Pekan 5
|
Jumlah
|
|
1.
|
PENERIMAAN
|
|
|
|
|
|
|
|
a.
|
Subsidi
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
|
Rp……
|
|
b.
|
Donatur
|
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
Rp……
|
|
c.
|
Sponsor
|
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
Rp……
|
|
d.
|
Pendaftaran
|
|
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
e.
|
Lain-lain
|
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
Jumlah
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp…… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
PENGELUARAN
|
|
|
|
|
|
|
|
a.
|
Administrasi
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
b.
|
Publikasi
|
|
Rp……
|
Rp……
|
|
Rp……
|
Rp……
|
|
c.
|
Dokumentasi
|
|
|
|
|
|
Rp……
|
|
d.
|
Konsumsi
|
|
|
|
|
Rp……
|
Rp……
|
|
e.
|
Honor Pembicara
|
|
|
|
|
Rp……
|
Rp……
|
|
f.
|
Suvenir
|
|
|
|
Rp……
|
|
Rp……
|
|
g.
|
Seminar
|
|
|
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
h.
|
Lain-lain
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
Jumlah
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
III.
|
SELISIH
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
IV.
|
SALDO AWAL
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
Jumlah III dan IV
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V.
|
SALDO AKHIR
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
Rp……
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Apa dasar pembuatan anggaran biaya/anggaran
kas seperti yang dicontohkan diatas ? Dasarnya adalah jadwal kegiatan kita akan
tahu kapan suatu aktifitas harus dimulai dan berakhir, dan berapa perkiraan
biaya yang harus dikeluarkan. Perlu diingat bahwa untuk menyusun jadwal
kegiatan kita perlu melakukan work breakdown structure, yaitu upaya memerinci
aktifitas-aktifitas apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan suatu kegiatan.
Misalnya, jika kita akan menyelenggarakan suatu seminar maka rincian
aktifitasnya antara lain :
- Menghubungi pembicara
- Memesan tempat/gedung
- Merancang perangkat-perangkat publikasi
- Memproduksi perangkat-perangkat publikasi
- Mendistribusikan perangkat-perangkat publikasi
- Menerima pendaftaran peserta
- Menyiapkan seminar kit
- Memesan konsumsi
- Pelaksanaan
- ……..
Kegiatan-kegiatan tersebut selanjutnya dapat
kita organisasikan ke dalam suatu model net work planning, yang akan memudahkan
kita menyusun jadwal kegiatan yang relatif tepat dan akurat.
Bagian kedua dari sebuah proposal – rencana
kegiatan – biasanya memuat nama kegiatan, tema (jika ada), waktu dan tempat
pelaksanaan kegiatan, penyelenggara, peserta, dan anggaran biaya. Di sini kita
melihat bahwa pada bagian rencana kegiatan ini seluruh unsur perencanaan yang
biasa dirumuskan menjadi 5W + 1H tercakup didalamnya. Sebagaimana kita ketahui
formula 5W + 1H merupakan singkatan dari : What (apa yang akan dilaksanakan),
When (kapan waktu pelaksanaan), Where (dimana kegiatan dilaksanakan), Who
(siapa yang melaksanakan kegiatan itu), to Whom (untuk siapa kegiatan tersebut
ditujukan), dan How (bagaimana kegiatan tersebut dikelola, didanai dan
dilaksanakan).
Di dalam isi proposal, dibawah judul
“penyelenggara” dan “anggaran biaya”
biasanya hanya dicantumkan deskripsi singkat menyangkut instansi
penyelenggara dan sumber-sumber pembiayaan kegiatan serta pos-pos pengeluaran.
Rincinya – berupa daftar panitia dan rincian anggaran biaya – dimasukkan
sebagai bagian dari lampiran.
IV. DISKUSI
1. Buatlah alasan 10
alasan kenapa anda harus mengikuti acara ini?
2. Buatkan 5 cara
agar anda dapat mengikuti acara ini.
3. Tuliskan urutan
dari awal hingga akhir sehingga anda
bissa di ruangan ini
4. Tuliskanlah hal-hal
yang anda gunakan selama anda menuju tempat ini
V. PENUTUP
“Dan
katakanlah : “Bekerjalah kamu, maka Allah dan RasulNya serta orang-orang mu’min
akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang
Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakanNya kepada kamu apa
yang telah kamu kerjakan”. (At Taubah : 105)
